4.3 分类
归档文件可以采用“年度——机构(问题)——保管期限”、“保管期限——年度——机构(问题)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。分类层次最多三层，即年度、期限、机构(问题)，最少两层，即年度、期限。一个单位应保持分类方案的稳定。
4.3.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归人闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。
几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
4.3.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类
4.3.3 按机构(问题)分类
将文件按其内容涉及到的机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。本项可视归档文件量的大小予以取舍。
按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归入该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中(一般适用于机构相对稳定的机关)。
按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。
4.4 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，4.2中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。
因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件(符合4.1条件)。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
4.5 编制归档号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目。
归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al，其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构(问题)等。
归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。
4.5.1 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
4.5.2 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。
4.5.3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称(永、长、短)。
4.5.4 件号：填写文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“l”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
4.5.5 机构(问题)：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称。按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类”、“行政类”(档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示)
4.5.6 总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
